Documentation MyBills

MyBills est votre solution suisse tout-en-un pour la gestion de votre entreprise : facturation, salaires, comptabilité et ressources humaines.

Que vous soyez indépendant, artisan, gérant d'une PME ou fiduciaire, MyBills vous permet de créer des devis et factures professionnelles avec QR-Bill intégré, de gérer la paie de vos employés avec les cotisations suisses, de tenir votre comptabilité automatiquement, et de suivre le temps et les absences de vos collaborateurs.

Plan Gratuit vs Modules payants

MyBills propose un plan Gratuit avec des limites mensuelles (2 devis, 1 facture QR) et des modules à l'unité (Facturation, Comptabilité, Salaires) ou un Bundle complet pour un usage illimité et des fonctionnalités avancées (salaires, RH, factures récurrentes, SMTP).

Prêt à facturer ? Suivez ces 5 étapes simples pour démarrer.

Connexion & mot de passe

• Connexion — Rendez-vous sur /auth/login avec votre e-mail et mot de passe
• Mot de passe oublié — Cliquez sur "Mot de passe oublié" pour recevoir un lien de réinitialisation
• Réinitialisation — Le lien vous redirige vers /auth/reset-password pour définir un nouveau mot de passe

Configurez votre profil entreprise pour personnaliser vos documents.

Informations obligatoires :

• Nom de l'entreprise — Apparaît sur vos factures et devis
• Adresse complète — Rue, code postal, ville, pays
• IBAN suisse — Obligatoire pour générer le QR-Bill (CH ou LI)

Personnalisation :

• Logo — Uploadez votre logo pour l'afficher sur vos factures et devis PDF
• Numéro TVA — Si vous êtes assujetti, renseignez votre numéro de TVA
• Délai de paiement — Définissez le nombre de jours par défaut (ex: 30 jours)

Accédez à ces paramètres depuis Paramètres → Entreprise.

Gérez vos clients pour les associer à vos devis et factures.

Informations d'un client :

• Nom / Raison sociale — Obligatoire
• Adresse complète — Rue, code postal, ville, pays
• E-mail — Optionnel, pré-rempli lors de l'envoi
• Téléphone — Optionnel

Accédez à la liste depuis Menu → Clients. Vous pouvez rechercher, modifier ou supprimer un client (s'il n'a pas de document associé).

Proposez vos services avant de facturer grâce aux devis.

Cycle de vie d'un devis :

1. 1Création (provisoire)
2. 2Téléchargement PDF ou envoi au client par e-mail
3. 3Validation (après accord du client)
4. 4Conversion en facture (optionnel)

Acompte sur devis :

Vous pouvez demander un acompte sur un devis validé. Un QR-Bill de paiement est généré avec le montant de l'acompte, permettant au client de payer une partie avant le début des travaux.

• Depuis la page du devis validé, cliquez sur "Demander un acompte"
• Définissez le montant (ex: 30% du total)
• Un QR code de paiement est généré pour l'acompte
• Marquez l'acompte comme "payé" une fois reçu

Créez des factures professionnelles avec QR-Bill suisse en quelques clics.

Ce que vous pouvez faire :

• Créer une facture — Sélectionnez un client, ajoutez vos lignes de prestation
• Modifier une facture — Tant qu'elle est en brouillon
• Télécharger le PDF — Avec QR-Bill conforme aux normes suisses
• Envoyer par e-mail — Directement depuis l'application (Pro)
• Marquer comme payée — Suivez le statut de paiement
• Langue du document — Choisissez FR, DE, IT ou EN pour chaque facture

PDF multi-pages :

Si votre facture comporte de nombreux articles, le PDF est automatiquement paginé sur plusieurs pages, avec le QR-Bill toujours présent en dernière page.

Suppression et impact comptable :

Lorsque vous supprimez une facture en brouillon, les écritures comptables associées sont automatiquement supprimées. De même, si un devis converti en facture est supprimé, les écritures comptables liées sont également retirées. Cela garantit la cohérence entre vos documents et votre comptabilité.

Automatisez vos facturations régulières et gagnez un temps précieux.

Configuration disponible :

• Fréquence : Mensuelle ou annuelle
• Durée : X mois, X années, ou sans date de fin
• Date d'envoi : Choisissez le jour du mois
• Envoi automatique : Par e-mail si SMTP configuré
• Pause / Reprise : Suspendez à tout moment

MyBills gère la TVA suisse avec les taux officiels pré-configurés.

Options de configuration :

• Modifier le taux par défaut dans Paramètres → Entreprise
• Désactiver la TVA globalement
• Désactiver la TVA sur une facture ou devis spécifique

Chaque facture MyBills inclut automatiquement un QR-Bill conforme à la norme ISO 20022, le standard suisse de paiement.

Comment ça fonctionne ?

1. 1MyBills génère un code QR avec toutes les informations de paiement
2. 2Votre client scanne le code avec son app bancaire (PostFinance, UBS, Raiffeisen, etc.)
3. 3Toutes les informations sont pré-remplies : IBAN, montant, référence
4. 4Le client confirme et le paiement est effectué !

Le scanner de factures vous permet d'importer rapidement des factures reçues (fournisseurs) dans le module Dépenses, en extrayant automatiquement les données clés.

Formats supportés

• Photos (JPG, PNG) — prise directe avec l'appareil photo ou import depuis la galerie
• Fichiers PDF — importez directement le fichier original pour une meilleure qualité

Comment ça fonctionne ?

Le scanner utilise un pipeline intelligent en 3 étapes :

Données extraites automatiquement

Badges de détection

Après le scan, des badges visuels indiquent la source de chaque donnée :

• QR-facture— Données extraites du QR-code suisse (très fiable, extraction instantanée)
• OCR— Données extraites par reconnaissance de texte (à vérifier)

Limites de scan

Le compteur de scans est visible en haut de la boîte de dialogue du scanner. Lorsque la limite est atteinte, un message vous invite à activer un module payant.

Apprentissage fournisseur

MyBills mémorise vos fournisseurs. Lorsque vous validez une dépense scannée, le fournisseur (créancier) et la catégorie choisie sont enregistrés. Lors du prochain scan d'une facture du même fournisseur, la catégorie est automatiquement pré-sélectionnéeavec un badge « Catégorie suggérée ».

Détection de la date d'échéance

Si la facture mentionne une date « à payer jusqu'au » ou « échéance », le scanner l'extrait automatiquement et pré-remplit le champ Date d'échéance. Vous pouvez la corriger si nécessaire.

Conseils pour un bon scan

Le module Dépenses vous permet de suivre toutes vos charges et factures fournisseurs, manuellement ou via le scanner.

Ajouter une dépense

• Manuellement — Cliquez sur « Ajouter une dépense », remplissez le titre, montant, catégorie et date
• Via le scanner — Scannez une facture QR ou prenez une photo pour pré-remplir les champs

Catégories

17 catégories sont créées par défaut (Salaires, Loyer, Assurances, SaaS, Honoraires, etc.), chacune liée à un compte comptable suisse. Vous pouvez personnaliser les catégories, en ajouter ou modifier les liaisons comptables.

Filtres et recherche

• Filtrer par période (mois, trimestre, année)
• Filtrer par catégorie
• Recherche par titre ou description

Statistiques

En haut de la page, des cartes affichent le total des dépenses, la répartition par catégorie et les tendances sur la période sélectionnée.

Fonctionnalités avancées

• Dépenses récurrentes — Marquez une dépense comme récurrente pour la générer automatiquement chaque mois
• TVA déductible — Activez la TVA sur chaque dépense pour le calcul automatique (compte 1170)
• Statuts — Chaque dépense a un statut : Impayé, Payé ou En retard
• Rappels d'échéance — Des notifications in-app vous alertent avant et après la date d'échéance

Créez un catalogue de produits et services réutilisables pour gagner du temps lors de la création de devis et factures.

Informations d'un produit :

• Nom — Le nom du produit ou service
• Description — Détail qui apparaîtra sur le document
• Prix unitaire — Montant par défaut
• Unité — Forfait, heures, m², pièces, etc.
• Compte comptable — Liaison optionnelle avec le plan comptable suisse

Utilisation

Lors de la création d'un devis ou d'une facture, vous pouvez sélectionner un produitdepuis votre catalogue. Les champs description, prix et unité sont automatiquement pré-remplis.

Vous pouvez activer ou désactiver un produit sans le supprimer. Les produits désactivés n'apparaissent plus dans la sélection.

MyBills intègre un module comptable basé sur le plan comptable suisse (PME), adapté aux indépendants et petites entreprises.

Plan comptable suisse

Un plan comptable standard avec les classes 1 à 9 est généré automatiquement pour votre entreprise. Vous pouvez ajouter, modifier ou désactiver des comptes selon vos besoins.

Journal des écritures

Les écritures comptables sont créées automatiquement lors de la création de factures, dépenses et traitements de salaires, ou manuellement pour les opérations spéciales. Chaque écriture comprend un débit et un crédit sur les comptes appropriés.

🔄 Synchronisation automatique

MyBills synchronise automatiquement vos documents avec la comptabilité :

• Factures → Comptabilité — Création automatique des écritures (Débiteurs / Chiffre d'affaires)
• Dépenses → Comptabilité — Écriture automatique sur le compte de charge approprié
• Salaires → Comptabilité — Validation = écritures de charges, Paiement = écritures bancaires
• Suppression → Nettoyage — La suppression d'un document supprime ses écritures comptables liées

Comptabilité d'engagement

MyBills utilise la comptabilité d'engagement : les charges et produits sont rattachés à la période où ils sont générés, pas à la date de paiement. Par exemple, un salaire de décembre apparaît en décembre dans la comptabilité, même s'il est versé en janvier.

Rapports disponibles

• Rapport TVA — Calcul automatique de la TVA due et déductible
• Bilan — Vue d'ensemble des actifs et passifs
• Compte de résultat — Revenus et charges sur une période

Exercices fiscaux

Créez des exercices fiscaux (ex: 01.01.2026 – 31.12.2026) pour organiser vos écritures et générer des rapports par période. Un exercice peut être clôturé quand il est terminé.

Le module Salaires vous permet de gérer la paie de vos employés de A à Z : calcul des cotisations suisses, génération de bulletins PDF, paiement individuel et comptabilisation automatique.

🎯 Objectif

Automatiser le traitement des salaires mensuels en respectant les règles suisses (AVS/AI/APG, AC, LPP, IJM, allocations familiales, impôt à la source) et fournir des bulletins de paie conformes.

👤 À qui s'adresse ce module ?

• Patrons de PME — Gérez la paie de vos employés sans passer par un fiduciaire
• Indépendants avec employés — Payez vos collaborateurs facilement
• Fiduciaires — Outil complet pour gérer la paie de vos mandants

🔄 Cycle de vie d'une période de paie

Chaque mois suit un cycle en 4 étapes. Le passage d'un statut au suivant est contrôlé et chaque action est tracée.

📋 Comment utiliser le module ?

💰 Paiement individuel

Vous pouvez payer les salaires employé par employé, sans obligation de tout payer en même temps. C'est utile lorsque certains virements sont faits à des dates différentes.

• Chaque ligne employé a un bouton « Payer »
• Choisissez la date de paiement (par défaut : aujourd'hui)
• Ajoutez un commentaire optionnel
• L'écriture comptable est créée automatiquement
• Un bouton « Payer tout » reste disponible pour les paiements groupés

📊 Vue détaillée d'une période

La page Salaires affiche une vue en deux panneaux :

• Panneau gauche — Liste des mois avec statut, nombre d'employés et net total
• Panneau droit — Détail du mois sélectionné avec le tableau des employés

Le tableau détaillé affiche pour chaque employé :

• Nom et prénom
• Salaire net à payer
• Statut (brouillon, validé, payé)
• Date de paiement
• Actions : Payer, Note, Dernier salaire, Voir le bulletin

Notes et commentaires

Chaque bulletin de salaire peut recevoir une note interne (commentaire libre). Les notes sont visibles dans le tableau et tracées dans les logs d'audit.

Exemples d'utilisation : « Prime exceptionnelle accordée », « Heures sup rattrapées », « Prorata maladie du 10 au 15 ».

Dernier salaire / Solde de tout compte

Lorsqu'un employé quitte l'entreprise, vous pouvez marquer son dernier bulletin comme « Solde de tout compte ». Un badge spécial apparaît dans le tableau et une raison optionnelle peut être ajoutée (ex: fin de contrat, licenciement, démission).

🔒 Verrouillage / Déverrouillage

Verrouiller un mois empêche toute modification ultérieure. C'est recommandé une fois que tous les employés sont payés et que les montants sont définitifs.

Déverrouiller un mois est possible mais considéré comme une action sensible :

• Un motif obligatoire est demandé
• L'action est tracée dans les logs d'audit
• Interdit si l'année comptable est clôturée

Téléchargement des documents

Depuis le détail d'un employé ou d'une période, vous pouvez télécharger :

• Bulletin de salaire PDF — Fiche de paie mensuelle détaillée
• Certificat de salaire PDF — Document annuel obligatoire en Suisse

Convention de nommage des fichiers

Chaque fichier téléchargé suit un nommage strict et traçable :

• NOM et PRÉNOM sont nettoyés (majuscules, sans accents)
• NNN est un numéro incrémental par employé et type de document
• Chaque téléchargement incrémente le compteur (001, 002, 003…)

📒 Comptabilité automatique

Toutes les écritures comptables sont créées automatiquement :

Ce système de comptabilité d'engagement garantit que les charges sont rattachées à la bonne période, même si le paiement intervient le mois suivant.

📈 Tableau de bord salaires

Un tableau de bord dédié (Menu → Dashboard Salaires) affiche la vision employeur du coût réel du personnel :

• Coût total par mois (brut + charges patronales)
• Répartition des charges sociales
• Évolution annuelle
• Données basées sur la comptabilité d'engagement (période salariale)

⚠️ Points d'attention

• Année comptable clôturée — Aucune modification possible sur les périodes d'une année clôturée
• Profil de déductions — Chaque employé doit avoir un profil de cotisations configuré pour un calcul correct
• Employés actifs uniquement — Seuls les employés au statut « actif » sont inclus lors de la création d'une période
• Éditions manuelles — Les modifications de montants sont possibles en brouillon mais tracées pour l'audit

❓ FAQ Salaires

Le module RH centralise les données de vos employés : profil, planning de travail, saisie des heures et gestion des absences. Toutes ces données alimentent directement le module Salaires.

🎯 Objectif

Disposer d'un dossier employé complet et connecté à la paie, pour garantir la cohérence entre les données RH et les bulletins de salaire.

👤 Fiche employé

Chaque employé dispose d'une fiche complète accessible depuis Menu → Employés, organisée en onglets :

📅 Planning de travail

Chaque employé a un planning hebdomadaire configurable :

• Jours travaillés — Cochez les jours de la semaine (lundi à dimanche)
• Heures par jour — Nombre d'heures de travail standard par jour
• Total hebdomadaire — Calculé automatiquement à partir des jours et heures

Ce planning sert de référence pour le calcul du prorata en cas d'absence ou d'entrée/sortie en cours de mois.

⏱️ Saisie des heures

Pour les employés payés à l'heure ou avec suivi du temps, vous pouvez saisir les heures travaillées jour par jour :

🏖️ Gestion des absences

Le module gère plusieurs types d'absences avec impact automatique sur la paie :

Comment saisir une absence ?

📊 Solde de vacances

Le solde de vacances est calculé dynamiquement :

• Droit annuel — Configuré par employé (ex: 25 jours)
• Report — Jours non pris reportés de l'année précédente
• Prorata — Ajusté automatiquement pour les entrées/sorties en cours d'année
• Solde actuel — Visible directement dans la fiche employé

🔗 Lien avec la paie

Les données RH alimentent directement le calcul du salaire :

• Les heures saisies déterminent le salaire brut pour les employés à l'heure
• Les absences non payées réduisent le salaire au prorata
• Le taux d'activité (workload) ajuste le salaire de base
• Le profil de déductions détermine les cotisations applicables
• Les primes récurrentes et avantages en nature sont ajoutés automatiquement

⚠️ Points d'attention

• Profil complet — Assurez-vous que chaque employé a son numéro AVS, sa date de naissance et son statut civil renseignés
• Dates d'entrée/sortie — Elles déterminent le prorata automatique des vacances et du salaire
• Profil de déductions — Créez au moins un profil de cotisations (AVS, AC, LPP) dans les paramètres de l'entreprise
• Impôt à la source — Si applicable, configurez le canton et le barème IS pour les employés concernés

Le tableau de bord vous donne une vue d'ensemble de votre activité : facturation, salaires et comptabilité sur un seul écran.

🎯 Objectif

Avoir une vision rapide et claire de la santé de votre entreprise, sans naviguer entre les différents modules.

📊 Sections du tableau de bord

📅 Filtre de période

Utilisez le sélecteur en haut de page pour afficher les données sur différentes périodes :

• Ce mois-ci
• Mois dernier
• Ce trimestre
• Cette année

📈 Dashboard Salaires (dédié)

En plus du tableau de bord général, un dashboard salaires dédié est accessible depuis Menu → Dashboard Salaires. Il affiche :

• Coût réel du personnel — Vue employeur basée sur la comptabilité d'engagement
• Répartition mensuelle — Graphique de l'évolution des charges sur l'année
• Détail par composante — Salaire brut, charges patronales, allocations

🧭 Navigation rapide

Depuis le tableau de bord, vous pouvez accéder directement à :

• La liste des factures en retard (clic sur le KPI)
• Le détail d'une période de paie
• Le journal comptable

MyBills accepte n'importe quel hébergeur SMTP tant que vous fournissez les identifiants de connexion. Nous ne fournissons pas l'hébergement e-mail — nous nous connectons à votre serveur SMTP existant.

Informations requises :

Où configurer ?

Rendez-vous dans Paramètres → E-mails (SMTP) pour entrer vos informations de connexion, puis cliquez sur "Tester la connexion"pour vérifier que tout fonctionne.

Exemples de fournisseurs compatibles :

Pourquoi configurer votre SMTP ?

• Crédibilité — Vos clients reçoivent un e-mail de votre domaine
• Moins de spam — Meilleure délivrabilité qu'un e-mail générique
• Professionnalisme — Image de marque renforcée

Consultez l'historique complet des e-mails envoyés depuis MyBills.

Informations disponibles :

• Date et heure d'envoi
• Destinataire
• Type de document (facture ou devis)
• Statut (envoyé / échec)
• Message d'erreur en cas d'échec

Accédez à l'historique depuis le menu Historique e-mail.

Débloquez toutes les fonctionnalités avec l'abonnement.

Annulation d'abonnement

Si vous annulez votre abonnement, il reste actif jusqu'à la fin de la période payée. Par exemple, si vous annulez le 15 janvier et que votre période se termine le 31 janvier, vous conservez l'accès payant jusqu'au 31 janvier. Ensuite, vous repassez au plan Gratuit.

Questions fréquentes sur l'abonnement

En complément de l'abonnement, vous pouvez acheter des crédits supplémentaires.

Où acheter ?

• Documents supplémentaires — Lorsque vous atteignez la limite, une popup propose l'achat ou le passage Pro. Vous pouvez aussi acheter depuis Paramètres → Documents supplémentaires (visible pour les Gratuits).
• Crédits IA — Rendez-vous dans Paramètres → Crédits IA pour voir votre solde et acheter un pack.

MyBills intègre des fonctionnalités d'intelligence artificielle pour vous faire gagner du temps.

Assistant vocal (création de facture)

Sur la page de création de facture (/app/invoices/new), un bouton "Parlez et remplissez automatiquement votre facture" vous permet de dicter les informations. L'IA remplit automatiquement :

• Client concerné (si mentionné)
• Adresse de chantier (si mentionnée)
• Lignes de facturation (description, quantité, prix unitaire)
• Notes éventuelles

Limites de crédits IA

FAQ rapide

Les paramètres vous permettent de personnaliser MyBills selon vos besoins : profil utilisateur, abonnement, e-mails, notifications et sécurité.

👤 Profil utilisateur

Depuis Paramètres → Profil, vous pouvez :

• Modifier votre nom — Prénom et nom affichés dans l'application
• Changer votre e-mail — Un e-mail de confirmation sera envoyé
• Réinitialiser votre mot de passe — Un lien de réinitialisation est envoyé par e-mail

💳 Abonnement & crédits

Depuis Paramètres → Abonnement, vous pouvez :

• Voir votre plan actuel (Gratuit, modules ou Bundle)
• Activer un module ou gérer votre abonnement
• Voir l'utilisation du mois (factures, devis, scans)
• Acheter des crédits IA supplémentaires
• Acheter des documents supplémentaires (plan Gratuit)

📧 E-mails (SMTP)

Depuis Paramètres → E-mails, configurez votre serveur SMTP pour envoyer factures et devis depuis votre propre adresse e-mail. Consultez la section « Envoi d'e-mails (SMTP) » de cette documentation pour les détails complets.

🔔 Notifications

Depuis Paramètres → Notifications, configurez vos préférences :

• Activer/désactiver les alertes d'échéance de dépenses
• Choisir le délai de rappel (jours avant l'échéance)

🏢 Entreprise

Depuis Paramètres → Entreprise, gérez les informations de votre société :

• Informations de base — Nom, adresse, IBAN, pays
• Logo — Upload et mise à l'échelle pour les PDF
• TVA — Numéro de TVA, taux par défaut, activation/désactivation
• Délai de paiement — Nombre de jours par défaut sur les factures
• Template facture — Choix du modèle de document PDF

⚙️ Paramètres avancés (avec un module actif)

Les comptes avec un module actif ont accès à des paramètres supplémentaires :

• Profils de déductions — Configurez les taux de cotisations sociales (AVS, AC, LPP, IJM)
• Cotisations patronales — Configurez les taux employeur (CAF, AAP, etc.)
• Mapping comptable — Personnalisez les comptes utilisés pour les écritures de paie
• Mode de saisie du temps — Choisissez entre saisie mensuelle ou journalière

🔒 Sécurité

• Connexions chiffrées (HTTPS)
• Mots de passe SMTP chiffrés (AES-256)
• Données hébergées sur infrastructure professionnelle (Supabase)
• Suppression de compte possible à tout moment (irréversible)

Vos données sont protégées selon les meilleures pratiques de l'industrie.

Mesures de sécurité :

• Connexions chiffrées (HTTPS)
• Mots de passe SMTP chiffrés (AES-256)
• Authentification sécurisée
• Hébergement professionnel (Supabase)

Suppression de compte

Vous pouvez demander la suppression de votre compte à tout moment depuis Paramètres → Supprimer le compte.

1. 1Demande de suppression
2. 2E-mail de confirmation envoyé
3. 3Clic sur le lien de confirmation
4. 4Suppression définitive

MyBills vous envoie des notifications internes pour vous alerter sur les échéances importantes.

Types de notifications

• Dépense bientôt échue — Quelques jours avant la date d'échéance
• Dépense en retard — Lorsque la date d'échéance est dépassée

Où les voir ?

Une icône cloche dans la barre latérale affiche le nombre de notifications non lues. Cliquez dessus pour voir la liste et marquer les notifications comme lues.

Réponses aux questions les plus fréquentes.

Vous n'avez pas trouvé votre réponse ?

Notre équipe est là pour vous aider. N'hésitez pas à nous contacter.