Comment créer une facture QR en Suisse ?

Comprendre la facture QR

La QR-facture est le format de facturation standardisé en Suisse. Elle remplace définitivement les anciens bulletins de versement orange (BVR) et rouges (BV) depuis le 1er octobre 2022. Toutes les banques suisses la reconnaissent, ce qui simplifie considérablement le traitement des paiements pour vos clients.

Concrètement, une QR-facture est une facture classique à laquelle s’ajoute une section de paiement standardisée en bas de page. Cette section contient un Swiss QR Code, lisible par toutes les applications e-banking suisses. Quand votre client scanne ce code, toutes les informations de paiement sont remplies automatiquement : votre IBAN ou QR-IBAN, le montant, la devise, la référence et vos coordonnées.

Ce standard a été défini par SIX (l’opérateur des infrastructures financières suisses) dans le document Swiss Payment Standards 0200. Toute QR-facture émise en Suisse doit respecter cette spécification pour être traitée correctement par les banques.

Les informations nécessaires pour créer une facture QR

Avant de créer votre première QR-facture, assurez-vous d’avoir rassemblé les éléments suivants. Ils sont indispensables pour générer un QR-code valide et un document professionnel.

• Vos coordonnées complètes : raison sociale, adresse postale, NPA et localité en Suisse.
• Votre IBAN ou QR-IBAN. Le QR-IBAN (commençant par CH suivi d’un identifiant institutionnel 30000-31999) permet d’utiliser une référence structurée. L’IBAN classique est utilisé avec une référence libre ou sans référence.
• Les coordonnées de votre client : nom, adresse, NPA, localité.
• Le détail de vos prestations ou produits : description, quantité, prix unitaire.
• Les taux de TVA applicables si vous êtes assujetti (8.1 %, 2.6 %, 3.8 % selon les cas en vigueur).
• La date d’émission et la date d’échéance souhaitée.
• Un numéro de facture unique et cohérent.

Les erreurs à éviter

La QR-facture obéit à des règles précises. Les erreurs les plus fréquentes empêchent le paiement automatique ou créent de la confusion chez vos clients.

• Confondre IBAN et QR-IBAN. Une référence structurée n’est valable qu’avec un QR-IBAN. Si vous utilisez un IBAN classique, laissez la référence vide ou utilisez une référence libre.
• Mettre une référence libre qui dépasse 140 caractères : elle sera tronquée.
• Imprimer la section de paiement sur deux pages : elle doit obligatoirement tenir sur une seule page A4.
• Modifier la mise en page officielle de la section paiement (typographie, alignement). Les banques peuvent refuser le traitement automatique.
• Oublier la ligne de séparation pointillée entre la facture et la section de paiement.
• Numéroter ses factures de manière incohérente ou avec des trous, ce qui complique le suivi comptable.

Créer une facture QR plus simplement avec MyBills.ch

Préparer manuellement une QR-facture sur Word ou Excel est risqué : le QR-code doit être généré selon une spécification stricte, les caractères acceptés sont limités, et la moindre erreur peut bloquer le paiement. MyBills.ch automatise tout cela pour vous.

Vous renseignez vos coordonnées une seule fois lors de la configuration de votre entreprise. Vous ajoutez vos clients depuis une fiche dédiée. Ensuite, créer une facture devient une opération de moins d’une minute : sélection du client, ajout des lignes, application du taux de TVA, validation. Le QR-code est généré automatiquement, conforme à la spécification SPC 0200, et le PDF est prêt à être envoyé.

MyBills.ch suit ensuite chaque facture : payée, partiellement payée, en retard. Vous pouvez envoyer une relance en un clic, archiver une facture annulée, ou créer un avoir si nécessaire. Tout reste centralisé et exportable pour votre fiduciaire.

L’outil est conçu en Suisse, pour le marché suisse, avec une interface en français claire et un support qui comprend les réalités locales : TVA, langues nationales, exigences cantonales en matière de facturation B2B.