Archivage des factures : la règle des 10 ans pour la TVA suisse

Combien de temps faut-il garder ses factures pour la TVA en Suisse ? C'est une question que se posent presque tous les indépendants et dirigeants de PME genevois, souvent au pire moment : lors d'un contrôle de l'Administration fédérale des contributions (AFC) ou d'un déménagement de bureau. La réponse tient en un chiffre simple à retenir, mais les modalités pratiques méritent d'être clarifiées, car une mauvaise gestion de l'archivage peut coûter cher en cas de litige ou de contrôle fiscal.

Le délai légal de conservation : 10 ans, sans exception

En droit suisse, la durée de conservation des documents comptables — factures émises et reçues, pièces justificatives, livres comptables, correspondance commerciale importante — est fixée à 10 ans. Cette règle découle du Code des obligations (art. 958f CO) et s'applique également en matière de TVA, où l'AFC peut exiger la présentation de ces documents dans le cadre d'un contrôle.

Le point de départ du délai n'est pas la date d'émission du document, mais la clôture de l'exercice comptable auquel il se rapporte. Concrètement :

• Une facture émise le 15 mars 2026, dans un exercice clos au 31 décembre 2026, doit être conservée jusqu'au 31 décembre 2036.
• Pour une entreprise dont l'exercice se termine le 30 juin, le calcul suit la même logique à partir de cette date de clôture.

Ce délai de 10 ans concerne aussi bien les entreprises assujetties à la TVA que celles qui ne le sont pas encore, dès lors qu'elles tiennent une comptabilité commerciale. Pour les indépendants sous le seuil de 100 000 CHF de chiffre d'affaires, la tenue de justificatifs reste indispensable en cas de contrôle de l'AFC, même en l'absence d'assujettissement — voir notre guide complet sur la TVA pour les indépendants à Genève pour les subtilités propres à ce statut.

Pourquoi ce délai et pas un autre ?

Le délai de 10 ans correspond à la prescription du droit de taxation de l'AFC dans la plupart des situations ordinaires. Il permet à l'administration fiscale de vérifier a posteriori l'exactitude des décomptes TVA déposés, notamment lors d'une finalisation annuelle de la TVA ou d'une correction de décompte. En cas de soupçon de soustraction fiscale, ce délai peut toutefois être prolongé — la prescription pénale fiscale suit alors des règles distinctes, pouvant aller jusqu'à 15 ans dans les cas graves.

Quels documents sont concernés par l'obligation d'archivage ?

L'obligation de conservation ne se limite pas aux seules factures de vente. Elle couvre l'ensemble des pièces qui permettent de reconstituer la situation financière et fiscale de l'entreprise.

Notez la particularité des biens immobiliers : en matière de TVA, le délai de conservation des pièces liées à un immeuble s'étend à 20 ans, en raison du délai de péremption applicable à la correction de la déduction de l'impôt préalable sur ce type de bien (dégrèvement ultérieur ou consommation propre).

Le cas particulier des factures liées aux acquisitions de prestations à l'étranger

Les entreprises suisses qui achètent des prestations de services auprès de fournisseurs étrangers doivent également conserver les justificatifs liés à l'auto-déclaration TVA sur acquisition de prestations, un mécanisme spécifique détaillé dans notre article sur la TVA sur acquisition de prestations et l'auto-déclaration en Suisse. Ces documents suivent le même délai de 10 ans.

Format papier ou numérique : que dit la loi ?

Bonne nouvelle pour les entreprises qui digitalisent leur gestion : la loi suisse n'impose pas de conserver les factures au format papier. L'archivage électronique est parfaitement admis, à condition de respecter certaines exigences :

• Intégrité : les documents ne doivent pas pouvoir être modifiés sans laisser de trace.
• Disponibilité : les pièces doivent pouvoir être consultées et imprimées à tout moment durant le délai légal.
• Traçabilité : un système d'horodatage ou de journalisation des accès est recommandé pour les gros volumes.
• Lisibilité durable : le format doit rester lisible pendant toute la durée de conservation (le PDF/A est souvent privilégié à cette fin).

C'est là que la digitalisation prend tout son sens : un logiciel de comptabilité suisse conforme conserve automatiquement l'historique des factures, des décomptes TVA et des pièces justificatives, sans risque de perte de documents papier lors d'un déménagement ou d'un sinistre.

Chez MyBills, chaque facture émise via la plateforme — qu'il s'agisse d'une facture QR suisse ou d'un devis transformé en facture — reste accessible dans l'espace client aussi longtemps que nécessaire, ce qui simplifie grandement la gestion du délai de 10 ans sans avoir à jongler entre classeurs papier et fichiers Excel.

Bonnes pratiques pour organiser son archivage à Genève

Structurer son archivage par exercice comptable

La méthode la plus efficace consiste à organiser les archives par année comptable plutôt que par client ou fournisseur. Cela facilite grandement la recherche lors d'un contrôle AFC, qui porte généralement sur un ou plusieurs exercices précis.

Quelques recommandations pratiques :

• Créez un dossier (physique ou numérique) par exercice, avec des sous-dossiers factures clients / factures fournisseurs / décomptes TVA / salaires.
• Numérotez vos factures de façon continue et chronologique — une exigence de fond en comptabilité suisse.
• Conservez une copie de sauvegarde hors site (cloud sécurisé) en complément de toute archive locale.
• Documentez votre méthode d'archivage dans un mémo interne, surtout si plusieurs personnes gèrent la facturation.

Anticiper les contrôles de l'AFC

Un contrôle TVA peut intervenir plusieurs années après le dépôt des décomptes. Il est donc essentiel de pouvoir retrouver rapidement toute pièce justificative, y compris pour des exercices clos depuis longtemps. Les entreprises qui utilisent un logiciel de facturation suisse centralisé gagnent un temps considérable lors de ces vérifications, car l'ensemble des documents est déjà classé et horodaté.

Pour les artisans et indépendants (électriciens, plombiers, peintres, jardiniers, entreprises de nettoyage), dont le volume de petites factures peut être important, cette centralisation évite les pertes de documents et les oublis — un enjeu abordé dans nos guides métiers, par exemple pour la facturation des artisans suisses ou la facturation des indépendants.

Que risque-t-on en cas de documents manquants ?

L'absence de justificatifs lors d'un contrôle peut avoir des conséquences directes sur le montant de la TVA due :

• Refus de la déduction de l'impôt préalable faute de facture conforme, ce qui augmente mécaniquement la charge TVA de l'entreprise.
• Taxation par estimation : si la comptabilité est jugée incomplète ou peu fiable, l'AFC peut fixer elle-même le chiffre d'affaires imposable, généralement de façon défavorable au contribuable.
• Intérêts moratoires de 5 % sur les montants rectifiés a posteriori.
• Dans les cas les plus graves, une procédure pour soustraction fiscale.

Ces risques concernent aussi bien les entreprises en méthode effective que celles qui appliquent le taux de la dette fiscale nette, ainsi que les entreprises optant pour un décompte trimestriel ou semestriel : quelle que soit la périodicité choisie, l'obligation de conservation reste identique.

MyBills, un allié pour la conformité documentaire

Au-delà de la simple émission de factures, un outil comme MyBills permet de centraliser durablement l'ensemble du cycle de facturation et de comptabilité d'une PME ou d'un indépendant genevois : factures QR, décomptes TVA, salaires via un logiciel de salaires suisse, et archivage sécurisé des pièces. Les fiduciaires qui accompagnent plusieurs clients apprécient particulièrement cette centralisation, comme le montre notre page dédiée à MyBills pour les fiduciaires. Vous pouvez comparer les formules disponibles sur la page des tarifs de MyBills selon la taille de votre structure.

Conclusion : anticipez plutôt que subir

Retenez l'essentiel : 10 ans, calculés dès la clôture de l'exercice comptable, pour toutes les factures et pièces justificatives liées à la TVA en Suisse — et 20 ans pour les documents relatifs aux immeubles. Un archivage rigoureux, de préférence numérique, vous évite bien des tracas lors d'un contrôle de l'AFC et sécurise votre droit à la déduction de l'impôt préalable.

Plutôt que de gérer des classeurs qui s'accumulent, digitalisez votre facturation et votre comptabilité dès aujourd'hui. Essayez MyBills pour centraliser vos factures, vos décomptes TVA et vos archives en toute conformité avec les exigences suisses.